Verfahrensordnung
über das Beschwerdeverfahren im Falle von Verletzungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG)
1. Zweck und Anwendungsbereich
1.1 Zweck
Diese Verfahrensordnung bezweckt die transparente Darstellung des unternehmenseigenen Beschwerdeverfahrens im Sinne des § 8 Abs. 2 LkSG der KUKA SE & Co. KGaA und deren verbundenen Unternehmen i.S.v. § 15 AktG mit Sitz in Deutschland (nachfolgend „KUKA“). Das Beschwerdeverfahren soll es Personen ermöglichen, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Sorgfaltspflichten nach dem LkSG hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln der KUKA im eigenen Geschäftsbereich oder durch das Handeln eines Zulieferers entstanden sind.
1.2 Anwendungsbereich
- Externe, z.B. Leiharbeitnehmer, Mitarbeitende externer Dienstleister
- Geschäftspartner, z.B. Lieferanten, Kunden oder Kooperationspartner
- interne Hinweisgebende
- Sonstige Dritte
2. Beschwerdeverfahren
Externe Hinweisgebende können entweder die Compliance Officers kontaktieren oder ihre Anliegen anonym der Ombudsperson mitteilen, die nicht bei KUKA beschäftigt und somit unabhängig ist. Die Kontaktdaten sind auf der Website des Unternehmens öffentlich zugänglich.
Internen Hinweisgebenden stehen die Kommunikationswege zur Verfügung, die im Corporate Compliance Handbuch aufgeführt sind. Es sind dieselben Meldekanäle, auf die auch Externe zugreifen können, ergänzt durch die Möglichkeit, sich an ihre Führungskraft und die Personalabteilung zu wenden.
Hinweisgebende können KUKA ihre Beschwerde außerdem durch eine webbasierte Plattform über folgenden Link zukommen lassen:
http://www.msexcel.com.cn/integrity
Weiterhin besteht die Möglichkeit, die Beschwerde telefonisch durch einen Anruf unter den auf der oben genannten Plattform angegebenen Telefonnummern einzureichen.
Nach Abgabe der Beschwerde erhalten Hinweisgebende - falls gewünscht anonymisierte - Zugangsdaten, die als Zugangsschlüssel zum webbasierten Hinweisgebersystem dienen. Dadurch können Hinweisgebende jederzeit auf das Hinweismanagementsystem zugreifen und den Status sowie Bearbeitungsfortschritt ihrer Beschwerde nachverfolgen sowie gegebenenfalls Rückfragen des Unternehmens beantworten und weitere Informationen hinzuzufügen.
Nach Absenden der Beschwerde werden die zuständigen Personen innerhalb der KUKA Compliance Organisation über das Vorliegen einer neuen Beschwerde informiert.
KUKA wird den Erhalt einer Beschwerde innerhalb von fünf Werktagen bestätigen.
Jede Beschwerde wird sorgfältig geprüft. Ist diese plausibel, wird sie an den zuständigen Compliance Officer weitergeleitet. Dieser arbeitet unabhängig und unvoreingenommen an der Aufklärung des Sachverhalts. Die Untersuchung wird vertraulich durchgeführt. Die Compliance Officers können vertrauliche Gespräche mit Mitarbeitern, Auftragnehmern oder anderen Personen führen, die sie für die Untersuchung für relevant halten.
Nachdem alle Ergebnisse der Untersuchung geprüft wurden, wird entschieden, ob ein Verstoß vorliegt, und es werden in diesem Fall Abhilfemaßnahmen ergriffen. Der Hinweisgebende wird spätestens 3 Monate ab Zugang der Eingangsbestätigung entsprechend informiert.
3. Geheimhaltung und Nachteilschutz
KUKA hat sich zur Vertraulichkeit und zum Nachteilschutz der Hinweisgebenden umfänglich verpflichtet. Es ist im Interesse des Unternehmens, Missstände aufzudecken und abzustellen.
KUKA schützt die Anonymität der Hinweisgebenden über den gesamten Bearbeitungsprozess einer Beschwerde, sofern die meldende Person angibt, anonym bleiben zu wollen. Es werden keine Maßnahmen unternommen, um deren Identität herauszufinden.
Hinweisgebende, die möglichen Compliance-Verstöße melden und Hinweise auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Sorgfaltspflichten nach bestem Wissen und in gutem Glauben geben, haben keine für sie nachteiligen Maßnahmen des Unternehmens infolge der Beschwerde zu befürchten. Bei einem erkennbaren Missbrauch des KUKA Hinweismanagementsystems behält sich KUKA rechtliche Schritte oder disziplinarische Maßnahmen gegen Hinweisgebende vor.
KUKA schützt auch die Rechte der beschuldigten Person. Es gilt die rechtsstaatliche Unschuldsvermutung, bis das Gegenteil erwiesen ist.
4. Überprüfung und Verbesserung
KUKA wird turnusmäßige sowie anlassbezogene Überprüfungen und stetige Verbesserungen des Beschwerdeverfahrens durchführen.
1.1 Zweck
Diese Verfahrensordnung bezweckt die transparente Darstellung des unternehmenseigenen Beschwerdeverfahrens im Sinne des § 8 Abs. 2 LkSG der KUKA SE & Co. KGaA und deren verbundenen Unternehmen i.S.v. § 15 AktG mit Sitz in Deutschland (nachfolgend „KUKA“). Das Beschwerdeverfahren soll es Personen ermöglichen, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Sorgfaltspflichten nach dem LkSG hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln der KUKA im eigenen Geschäftsbereich oder durch das Handeln eines Zulieferers entstanden sind.
1.2 Anwendungsbereich
- Externe, z.B. Leiharbeitnehmer, Mitarbeitende externer Dienstleister
- Geschäftspartner, z.B. Lieferanten, Kunden oder Kooperationspartner
- interne Hinweisgebende
- Sonstige Dritte
2. Beschwerdeverfahren
Externe Hinweisgebende können entweder die Compliance Officers kontaktieren oder ihre Anliegen anonym der Ombudsperson mitteilen, die nicht bei KUKA beschäftigt und somit unabhängig ist. Die Kontaktdaten sind auf der Website des Unternehmens öffentlich zugänglich.
Internen Hinweisgebenden stehen die Kommunikationswege zur Verfügung, die im Corporate Compliance Handbuch aufgeführt sind. Es sind dieselben Meldekanäle, auf die auch Externe zugreifen können, ergänzt durch die Möglichkeit, sich an ihre Führungskraft und die Personalabteilung zu wenden.
Hinweisgebende können KUKA ihre Beschwerde außerdem durch eine webbasierte Plattform über folgenden Link zukommen lassen:
http://www.msexcel.com.cn/integrity
Weiterhin besteht die Möglichkeit, die Beschwerde telefonisch durch einen Anruf unter den auf der oben genannten Plattform angegebenen Telefonnummern einzureichen.
Nach Abgabe der Beschwerde erhalten Hinweisgebende - falls gewünscht anonymisierte - Zugangsdaten, die als Zugangsschlüssel zum webbasierten Hinweisgebersystem dienen. Dadurch können Hinweisgebende jederzeit auf das Hinweismanagementsystem zugreifen und den Status sowie Bearbeitungsfortschritt ihrer Beschwerde nachverfolgen sowie gegebenenfalls Rückfragen des Unternehmens beantworten und weitere Informationen hinzuzufügen.
Nach Absenden der Beschwerde werden die zuständigen Personen innerhalb der KUKA Compliance Organisation über das Vorliegen einer neuen Beschwerde informiert.
KUKA wird den Erhalt einer Beschwerde innerhalb von fünf Werktagen bestätigen.
Jede Beschwerde wird sorgfältig geprüft. Ist diese plausibel, wird sie an den zuständigen Compliance Officer weitergeleitet. Dieser arbeitet unabhängig und unvoreingenommen an der Aufklärung des Sachverhalts. Die Untersuchung wird vertraulich durchgeführt. Die Compliance Officers können vertrauliche Gespräche mit Mitarbeitern, Auftragnehmern oder anderen Personen führen, die sie für die Untersuchung für relevant halten.
Nachdem alle Ergebnisse der Untersuchung geprüft wurden, wird entschieden, ob ein Verstoß vorliegt, und es werden in diesem Fall Abhilfemaßnahmen ergriffen. Der Hinweisgebende wird spätestens 3 Monate ab Zugang der Eingangsbestätigung entsprechend informiert.
3. Geheimhaltung und Nachteilschutz
KUKA hat sich zur Vertraulichkeit und zum Nachteilschutz der Hinweisgebenden umfänglich verpflichtet. Es ist im Interesse des Unternehmens, Missstände aufzudecken und abzustellen.
KUKA schützt die Anonymität der Hinweisgebenden über den gesamten Bearbeitungsprozess einer Beschwerde, sofern die meldende Person angibt, anonym bleiben zu wollen. Es werden keine Maßnahmen unternommen, um deren Identität herauszufinden.
Hinweisgebende, die möglichen Compliance-Verstöße melden und Hinweise auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Sorgfaltspflichten nach bestem Wissen und in gutem Glauben geben, haben keine für sie nachteiligen Maßnahmen des Unternehmens infolge der Beschwerde zu befürchten. Bei einem erkennbaren Missbrauch des KUKA Hinweismanagementsystems behält sich KUKA rechtliche Schritte oder disziplinarische Maßnahmen gegen Hinweisgebende vor.
KUKA schützt auch die Rechte der beschuldigten Person. Es gilt die rechtsstaatliche Unschuldsvermutung, bis das Gegenteil erwiesen ist.
4. Überprüfung und Verbesserung
KUKA wird turnusmäßige sowie anlassbezogene Überprüfungen und stetige Verbesserungen des Beschwerdeverfahrens durchführen.